Jenis-Jenis Arsip
Contoh Jenis-Jenis Arsip/ Dokumen.
Pengelolaan arsip memegang
peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi
dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan
penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari
orgsnisasi yang bersangkutan.
Bentuk arsip bisa beragam,
tidak hanya berupa lembaran dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh
kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama
berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Kita dapat
membedakan beberapa jenis arsip:
A. Arsip
Menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya,
arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu
1)
Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup
pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan
sebagainya.
2)
Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
3)
Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat
pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan
sebagainya.
4)
Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan
pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
B. Arsip
Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan ini lebih
didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekem informasi.
Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
1)
Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte
pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel, dan sebagainya.
2)
Pita rekaman
3)
Mikrofilm
4)
Disket
5)
Compact Disc (CD)
6)
Flasdisk
C. Arsip
Menurut Nilai atau Kegunaannya
Penggolongan arsip lebih didasarkan
pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip,
yaitu:
1)
Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman,
pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
2)
Arsip bernilai Administrasi, contoh;
ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas
pegawai, dan sebaginya.
3)
Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian
perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa,
putusan peradilan, dan sebagainya.
4)
Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian
5)
Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon
penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
6)
Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah
para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
7)
Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan
tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
D. Arsip
Menurut Kepentingannya
Penggolongan lebih berdasarkan
pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa
macam arsip, yaitu;
1)
Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat
undangan, memo, dan sebagainya.
2)
Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat
permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.
3)
Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar
riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
4)
Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan,
buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.
E. Arsip
Menurut Fungsinya
Penggolongan ini lebih
berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam
penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:
1)
Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2)
Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
F. Arsip
Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya
Penggolongan ini berdasarkan
pada tempat atau tingkat pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab.
Dalam penggolongan ini arsip
dapat dibedakan menjadi;
1)
Arsip pusat, arsip yang disimpan secara
sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga
pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.
2)
Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam
organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota
Propinsi.
G. Arsip
Menurut Keasliannya
Penggolongan ini berdasarkan
pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip
dapat dibedakan;
1)
Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena
hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang
asli, yang merupakan dokumen utama.
2)
Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan
setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi
ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.
3)
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses
pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian
dengan dokumen asli.
4)
Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian
dari suatu dokumen asli.
H. Arsip
Menurut Kekuatan Hukum
Penggolongan ini berdasarkan
pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan
menjadi dua macam, yaitu
1)
Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya
terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai
tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan
sebagai bukti hukum yang sah.
2)
Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya
tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film,
mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
No comments:
Post a Comment